¡Sí!… el señor Pepino envió mensajes desde el inicio de la pandemia. Recibir cada día su comunicación me generó tranquilidad, confianza en que las cosas podían mejorar en las siguientes semanas.
¡Qué emotivo, Gesvy! Te diré que todos sentimos algo parecido. Lo importante era sumarnos con mucha salud y con ganas de remontar las cifras adversas. Por eso, tan pronto se reactivó la actividad económica retomé mi proceso de selección e inducción de nuevos colaboradores. Esto fue hermoso. Sentí que no solo apoyaba a reactivar la economía en el país con mis tiendas sino también el empleo.
Mi proceso de reclutamiento y selección siempre buscó aquellos perfiles que estén en sintonía con mis valores: Responsabilidad, Experiencia, Integridad y Respeto y sobre todo que tengan mi Actitud EFE. Por ello, una de mis pruebas incluye una evaluación de competencias orientada a mis valores asegurando de este modo encontrar los candidatos que calcen con nuestra cultura.
Para tener alineados a mis líderes encargados de las entrevistas a los candidatos, elaboré unas guías de entrevista por competencias que sirvió como herramienta para que el líder lo pueda utilizar en el proceso de selección:
-Guía de Entrevista por Competencias-
Todos mis líderes fueron capacitados en esta guía de entrevista por competencias. Al momento del ingreso de un nuevo líder, quien se encarga de capacitarlo es el jefe regional de RR.HH.
Esto ya lo teníamos claro, pero ahora si teníamos varios retos: ¿cómo conseguir personas que calcen con mis valores y mi cultura y que nos
ayude a continuar con mis planes como compañía durante esta situación? ¿Cómo mantener mi cultura y la Actitud EFE en los nuevos integrantes de mis 190 tiendas?
Tuve que adaptar mis procesos para que puedan hacer frente a esta nueva realidad.
FUENTES DE RECLUTAMIENTO
Siempre conté con diversas modalidades de reclutamiento y bolsas de trabajo. Tenía presencia en la dinámica bolsa de instituciones educativas, municipalidades, website y medios digitales para cubrir todas las vacantes del grupo y conseguir a mis candidatos. Ahora con esta nueva realidad tener una presencia física para buscar personal es imposible. Por ello, enfoqué mis fuentes de reclutamiento virtual de este modo:
Enlace directo desde mi Web:
Enlaces:
https://www.lacuracao.pe/curacao/trabaja-con-nosotros https://www.efe.com.pe/efe/trabaja-con-nosotros https://www.efectiva.com.pe/trabaja-con-nosotros
Ferias laborales:
Durante todo el año, mi natural proceso de participación en ferias fue continuo y planificado. Pero, tuvo que detenerse por la pandemia. Todas las ferias presenciales que tuve planificadas se cancelaron; igual que mis procesos vigentes. Claro, esto se reactivó luego y volví a participar en una feria virtual en noviembre con una institución educativa. Hoy, estoy en coordinación con varias instituciones y en breve tendremos el calendario de participación de Ferias laborales Virtuales para el 2021.
Computrabajo:
Esta es mi bolsa de trabajo principal para las posiciones del Front Office. Cada una de mis publicaciones recibe en promedio 150 postulantes. Es un instrumento clave y es utilizado en todas las 9 regiones que tenemos.
Portal Empleos Perú:
Web de Universidades:
Publico mis ofertas laborales en las plataformas virtuales de las Instituciones educativas donde sus estudiantes o egresados conocen los perfiles de puestos que busco. Los interesados se inscriben en una base de datos para participar en los diversos procesos de selección.
Referidos:
Esto funciona, casi siempre, para posiciones de front office. Mis colaboradores pueden referir a postulantes que crean que calcen con la cultura y los requerimientos de la posición. Ellos son tomados en cuenta para incluirlos en los procesos de selección y en mis bases de datos de candidatos.
LinkedIn:
Para las posiciones de Back Office utilizo Linkedin, sobre todo para posiciones muy especializadas como de las del área de riesgo y auditoría. Hoy, recibo en promedio 30 postulantes por publicación.
Yo creo, firmemente, en la igualdad de oportunidades para todos los géneros. Promuevo la diversidad generacional, de origen étnico, de nacionalidad y son bienvenidas las personas con condiciones diferentes. Mi proceso de selección es abierto. Y se dirige a quienes puedan aportar a los objetivos del grupo y estén alineados con mis competencias, valores y mi Actitud EFE.
Es por eso que todos nuestros anuncios cuentan con una disclaimer donde indicamos explícitamente que creemos en la igualdad de oportunidades.
Adicional, el equipo de selección envía los candidatos preseleccionados sin indicar edad o sexo, en lo que llamamos “Perfil ciego” para que no pueda existir algún sesgo al momento de entrevistar a los candidatos.
-Anuncio con disclaimer-
-Envio de Perfil Ciego-
PROCESO DE SELECCIÓN
El proceso en sí está dividido en dos grupos: procesos para el front office (para el personal de nuestras tiendas) y para el back office (para el personal de las oficinas de apoyo). A continuación, detalle de los mismos:
A. Proceso de selección Front Office
Siempre me preocupó por cubrir las vacantes con el mejor talento. El reto principal del proceso de selección Front Office es garantizar su transparencia sin ningún tipo de distinción:
- Reducir la rotación
- Optimizar el tiempo de cobertura
- Lograr Diversidad
- Contribuir con la empleabilidad al desarrollar vacantes para jóvenes estudiantes y madres de familia, fomentando el desarrollo de trabajo en los lugares donde se encuentran las tiendas
Este proceso se activaba cada vez que se generaba una vacante por un cese, apertura de tienda, inicio de un proyecto, por campaña, entre otros motivos. Tenía, en promedio, unos cien procesos al mes.
Sin embargo, al llegar la pandemia por el COVID-19, me vi obligado a detener todos los procesos. Fueron un par de meses en los que no hice ningún proceso de selección debido a la coyuntura.
Tras la reactivación de la economía y al ser una de las primeras empresas en tener autorización para operar, mis procesos también se activaron en forma progresiva. Ello, gracias a que mis ventas se incrementaron notablemente y la necesidad de personal aumentó. En estos últimos meses (julio a octubre) hemos tenido en promedio 40 procesos mensuales.
Pero esta nueva realidad me obligó a adaptar nuestros procesos y es así como lo hicimos. El proceso, actualmente, está conformado por 4 etapas:
-Proceso de Selección Front Office-
1. Planificación
Mi proceso se inicia con la definición del headcount ideal (cantidad de posiciones y por tienda). El área de planificación comercial me brinda este número ideal, cifra que solo cambia en los meses de campaña -que requerimos más personal-. Sin embargo, con la crisis generada por el COVID-19, estos cambios han sido más frecuentes. Y el headcount ideal creció, sin duda, con la reapertura económica, lo cual ha hizo que mi planificación se haga de modo más dinámico. Adicionalmente, se evalúa la rotación histórica para proyectar el número de posiciones por cubrir, según la rotación natural de cada puesto específico. En la actualidad, debido al requerimiento del negocio por la reactivación económica se hace un seguimiento diario de las tiendas o plazas donde el headcount ideal no está completo para activar el proceso de reclutamiento.
2. Reclutamiento
El Jefe de RR.HH. en coordinación con mi Corporativo y el Gerente de Tienda activan la búsqueda de candidatos vía diferentes fuentes de reclutamiento. Utilizan el portal Empleos Perú, Computrabajo o referidos.
En la convocatoria resalto mi propuesta de valor diferencial:
- Capilaridad de las tiendas (cobertura nacional de tiendas).
- Tabla comisional competitiva en el mercado.
- Línea de carrera.
- Reconocimientos y premiaciones por desempeño y logro de objetivos
Respeto la diversidad y no discrimino por género ni por estado civil, condición social, preferencias sexuales o nacionalidad. Siempre busco personas interesadas en unirse a mi familia y que, realmente, estén alineadas a mi Actitud EFE. Lo que pido es experiencia y formación. También valores y competencia. Esto es lo que buscan mis jefes de RR.HH. al momento de evaluar las postulaciones.
3. Selección
Los candidatos pasan por un proceso de entrevistas y evaluaciones para validar que el candidato se adecúe al perfil y a mis valores.
¿Cómo empieza todo? Los candidatos seleccionados ingresan a la plataforma evaluar.com donde deben aprobar un minucioso examen de competencias, habilidades cognitivas, razonamiento verbal y matemático según la posición a la que estén postulando. De esta forma, me aseguro que los postulantes estén alienados a mis competencias. Adicionalmente, todos los postulantes pasan por una evaluación de antecedentes crediticios y penales.
Luego les pido que me envíen un video, el cual conocemos como Role Play. Allí los postulantes deben simular una venta. Con ello evaluamos sus habilidades comerciales, pero también su actitud y desenvolvimiento. Antes los Role Play se realizaban 100% en tienda, pero dada la coyuntura, ahora es desde sus casas. Me envían el video por whatsapp y listo. Por otro lado, el Role Play se aplicaba solo para los Asesores de Ventas, pero ahora es utilizado también para evaluar a los Gestores de Negocio y Ejecutivos de Cobranzas.
Los videos son evaluados y con esto queda la terna final de candidatos a la posición. Mis líderes se responsabilizan por entrevistarlos usando la guía de entrevistas por competencias que yo mismo he desarrollado. Antes dicha entrevista era de forma presencial pero hoy todas las realizamos por videollamada de whatsapp o Teams.
-Video Roley Play del Candidato Augusto Rivas-
-APP de Selección-
4. Selección
¡Ingresó el candidato! Se activa con rapidez un app que sistematiza toda la información del nuevo colaborador y así se ordena su proceso de incorporación. Para esto el líder encargado de la decisión final utiliza nuestro app, ingresando los datos de nuestro nuevo colaborador y esta información viaja al área de Administración de Personal para el correcto registro en SAP, se genera el contrato y el nuevo colaborador puede ingresar a trabajar.
B. Proceso de Selección Back Office
Me encanta cuando todo funciona como reloj suizo. Y eso que yo hace tiempo dejé de usar reloj pulsera, solo tengo el de mi celular.
Bueno, cuando abro una vacante en el Back Office, de inmediato se activa el proceso de Reclutamiento y Selección. Dicha vacante puede ser para reemplazo o para una posición nueva. Mis procesos en su mayoría se manejaban de forma presencial, invitando a los postulantes a pasar evaluaciones y entrevistas en mis oficinas. En promedio se manejaban unos 25 procesos. Pero esto cambio desde el día que se oficializó la cuarentena. Con ese escenario, se tuvo que cancelar todos los procesos que tenía en curso.
Durante la cuarentena y con los cambios que estaba teniendo el negocio, activé procesos puntuales frente a estas nuevas necesidades de profesionales. El nuevo perfil debía adaptarse a la nueva necesidad. Por eso, en junio se activaron las contrataciones. Las primeras áreas en recibir personal fueron las de posiciones críticas como la Cadena de Suministro, Sistemas, Omnicanalidad y Experiencia del Cliente. Hoy, estoy manejando 13 procesos en promedio mensual.
Mi proceso actual, de forma similar al proceso de front office, cuenta con 4 fases.
1. Planificación
El área de planificación financiera define el headcount aprobado por gerencia a inicios de año, y sobre esto se tienen reuniones con las gerencias para planificar su plan de contratación anual. Pero con la pandemia mi planificación inicial cambió y ahora solo se activa con posiciones puntuales aprobadas por mi Gerencia General.
2. Reclutamiento
Una vez autorizado el reemplazo o la creación de una nueva posición se activa el proceso. Esto es gestionado directamente por el área de selección. Se inicia con la publicación de la vacante en las diferentes fuentes de reclutamiento que manejamos. Debo indicar que las herramientas más utilizadas son el Linkedin, redes sociales y web de universidades. Igualmente, el área de selección atiende las referencias hechas por mis colaboradores.
3. Selección
Los candidatos pasan por un proceso de entrevistas y evaluaciones para validar que el candidato se adecúe al perfil y a mis valores.
Los candidatos seleccionados ingresan a la plataforma evaluar.com donde tienen que realizar un examen de competencias, habilidades cognitivas, razonamiento verbal y matemático, según la posición a la que postulan; así confirmo que los postulantes estén alienados a mis competencias. Adicionalmente, los postulantes pasan por una evaluación de antecedentes crediticios y penales.
-Pantallazo de la Evaluación On Line-
Todos los postulantes envían un video de presentación donde se presentan brindando datos claves sobre su formación, aptitudes, habilidades y actitudes. Estos son enviados al jefe que está solicitando la vacante.
Dependiendo de la posición y la cantidad de candidatos, el área de selección organiza pequeñas dinámicas grupales virtuales para poder evaluar las habilidades de los candidatos. Con esto generan un reporte que se envía al solicitante de la vacante.
Por último, con los candidatos preseleccionados pasan por una entrevista a través de Teams con quien sería su jefe para que se tome la decisión.
Una vez seleccionado el colaborador que ingresara se envía la comunicación de los resultados mediante correo electrónico a los postulantes. De igual forma cuando un candidato no es seleccionado se procede a enviarle un correo agradeciéndole la participación en el proceso.
Cabe resaltar, que durante el proceso, mantengo la comunicación constante con los clientes internos y candidatos. La idea es que su experiencia sea lo más grata posible, tanto vía telefónica como por video llamadas.
-Video Presentación de un Candidato-
-Pantallazo de Dinámicas Grupales-
-Entrevista por Teams-
-Correo enviado a un candidato no selección-
4. Incorporación
A diferencia de las posiciones de Front Office y por la diferencia de cantidad de procesos, la incorporación se hace directamente con el área de selección y de administración de personal. El área de selección pide al nuevo
colaborador toda la información requerida para su contratación y coordina directamente con Administración de Personal para la generación del contrato y el registro en SAP.
PROGRAMA DE INDUCCIÓN
Darle la bienvenida a mis nuevos colabores es un proceso clave. Lo más importante es que ellos conozcan la Actitud EFE y se vean inmersos en mi cultura. Y es por eso que, es necesario, contar con dos procesos separados para Back Office y para Front Office.
Para Back Office todos los días lunes se invitaba a los nuevos colaboradores a la Sala de Capacitación donde se les daba la bienvenida a la organización y recibían charlas sobre la historia de la organización, su estructura, gestión de personas, política salarial, beneficios laborales, capacitación, temas normativos, entre otros. Luego eran conducidos a sus respectivas áreas donde eran presentados al resto del equipo.
Para los colaboradores de Front Office, la inducción la realizaba el Gerente de Tienda quien le brindaba las charlas respectivas y la presentación con el resto de los colaboradores.
A finales del año 2019 se empezó a diseñar un itinerario online en la inducción como complemento.
Con la pandemia todo cambió. Tuve que dejar de dar la bienvenida a los nuevos colaboradores, pues los contratos pararon por unos meses. Pero, se reactivó el negocio, nos adaptamos y unificamos el Programa de Inducción para nuevos colaboradores en uno solo para darle la bienvenida.
Hoy tengo todo un programa de inducción virtual. Al ingresar el colaborador, se le envía sus accesos al aula virtual. Incluso, uno de los analistas de capacitación (para el Back Office) o el jefe directo (para Front Office) lo llama para explicarle cómo ingresar y cómo realizar la inducción. Este despliegue virtual cuenta con:
a) Mensaje de Bienvenida:
Para el personal de Back Office el área de selección le envía un correo electrónico de bienvenida al candidato comunicándole la fecha de ingreso y los documentos necesarios para que firme el contrato laboral, así como el día y la hora del inicio del programa de inducción. Para el personal de Front Office se envía un mensaje por whatsapp felicitándolo y dándole la bienvenida a la empresa. Allí se consigna la fecha de ingreso y la documentación necesaria para la firma del contrato. Este mensaje es enviado por el Gerente de tienda o responsable del proceso.
b) Inducción Corporativa:
Todos mis nuevos colaboradores deben tener una inducción corporativa, cuyo reto es que puedan conocer un poco más de la empresa a la que están ingresando y, además, conocer nuestra Actitud EFE. Para ello deben ingresar al aula virtual, en el cual tendrán un mensaje de bienvenida del CEO, conocerán la historia de la organización, sabrán sobre el código de ética y conducta. Del mismo modo, la disciplina progresiva, seguridad y salud en el trabajo y protocolos de bioseguridad.
-Video Inducción al Grupo EFE-
-La Inducción en el Aula Virtual-
c) Inducción a la Empresa:
También dada en el aula virtual, esta parte del proceso incluye un mensaje de mi Gerente General, cursos de cumplimiento normativo, reglamentos y manuales que deben tener en cuenta para el correcto desempeño de sus funciones.
d) Inducción al puesto y presentación del equipo:
Para posiciones masivas, la inducción al puesto está en el aula virtual y esta incluye contenidos sobre productos y procesos propios de cada uno de los puestos. Siendo la posición más crítica la de asesor de ventas que tiene un programa de inducción propio de 3 días. Para las posiciones de Back Office la inducción la hace su jefe directo a través de la herramienta Teams.
-Aula Virtual: Inducción al Puesto según Empresa (front)-
-Reunión de presentación al equipo (Back)-
e) Presentación a la Compañía:
Para las posiciones de back de jefaturas para arriba se envía un comunicado a toda la compañía dando la bienvenida y presentando al nuevo ingreso que tenemos.
-Comunicado de Bienvenida-
Inducción para el Asesor de Ventas
Esta es una de las posiciones más críticas en el negocio por lo cual necesito que desde el primer día estén en contacto con mi cultura y estrategias. Asimismo, busco la interiorización del conocimiento como herramienta para la venta. Aquí detallo el siguiente programa de inducción:
Lineamientos
- El programa se aplica a todos los vendedores ingresantes sin excepción.
- El tiempo mínimo de inducción para un Asesor de Ventas es de 3 días.
- Los Gerentes de Tienda garantizan el cumplimiento del 100% de este programa.
- Durante el proceso de inducción ningún colaborador realizará labores de venta hasta no culminarlo con nota aprobatoria.
- El incumplimiento de este programa conllevará a una amonestación al Gerente de Tienda.
- Cada gerente deberá hacer entrega del material a utilizar dentro de tienda para realizar la inducción, la entrega del material se ajustará a las condiciones de tienda.
Proceso de inducción
- Los días 1, 2, 3 se realiza una inducción en tienda, los cuales terminan con una evaluación diaria sobre los conocimientos adquiridos en el aula virtual.
- Los días 4, 5 se realiza trabajo de campo.
- El día 6 se realiza una evaluación PK (conocimiento de productos) en la Aula Virtual
Día 1
1. Video de Bienvenida – Historia del Grupo EFE
2. Inducción Organizacional
3. Beneficios del trabajador
4. ¿Cómo debe ser la seguridad en tienda?
5. Venta Activa
6. Venta Directa parte 1
7. Protocolo de atención al cliente
DÍA 2
1. Código de conducta y ética
2. Venta directa parte 2
3. Producto crediticio
4. Curso de Garantía Extendida
5. Servicios
6. Televisores 1 y 2
7. BORD (marca exclusiva del Grupo EFE)
8. Refrigeradoras
9. Lavadoras
10. Desbloqueados 1 y 2
DÍA 3
1. Curso de Retiro en Tienda y Venta Web
2. Conociendo el servicio post venta
3. Motos 1 y 2
4. Venta directa parte 3
5. Equipos de Sonido
6. Equipos de Cómputo 1 y 2
7. Administración de personal
8. Compensaciones
9. Videos de Compensaciones
10. ¿Cómo nos comunicamos en el Grupo EFE?
En adelante, el Jefe de Recursos Humanos o Gerente de Tienda realizarán el seguimiento a los colaboradores tras los 15 días del fin de la inducción.
Se evalúa la productividad de las salidas al campo, la generación de solicitudes de la venta activa y receptiva.
-Bienvenida en Tiendas para personal de Front-
