A inicios de marzo, Pepino, el CEO de mi empresa, me dijo que su comunicación con los colaboradores se iba a adaptar al nuevo escenario que vivíamos. Lo felicité. Es que hoy más que nunca la comunicación juega un rol extremadamente importante para transmitir tranquilidad e informar decisiones. Algo muy importante fue generar cercanía, que es una característica de mi cultura.
Un propósito claro lo fue también otorgar espacios para escuchar a mi gente. Por eso, me encantó cuando pusimos en marcha la práctica ‘Soy Tienda Cuidándonos’ y la visita de mis jefes de RR.HH. a las tiendas.
Me enfoqué en transmitir mensajes de cuidado y prevención a mis equipos y sus familias. Reporté permanentemente los status de la situación de la empresa así como las medidas que tomaba. Comuniqué también las disposiciones que daba el Gobierno y que impactó directamente en mis colaboradores. Del mismo modo, logré potenciar mis canales digitales para comunicar toda la estrategia. Escuché con
atención las inquietudes de mis colaboradores -a todo nivel- para toma acción de las más relevantes. Igualmente, hice un acompañamiento telefónico permanente a las personas afectadas por el COVID – 19.
¿Cómo llegar a todos mis colaboradores siendo más de 4 mil? A veces pienso que sin la tecnología todo sería más difícil. Y pensar que cuando empezamos en Chiclayo hace tantas décadas atrás, el servicio de correo y mensajería nos salvaba. Y cuando se inventó el FAX, fue lo máximo en su momento. Hoy, con 190 tiendas en todo el Perú y, repito, más de 4 mil colaboradores, la comunicación interna se ha vuelto más eficiente a través de medios digitales. Llego a ellos en simultáneo y les transmito un único mensaje de la empresa. Como ya dije, Pepino y la alta dirección comunican constantemente la visión del negocio, las acciones estratégicas y los proyectos en camino para motivar a los equipos, así mismo para reconocerlos, y esto de manera directa.
Veamos, pues, los principales espacios de comunicación que generamos.
COMUNICACIÓN DIRECTA DEL CEO
Como Gesvy lleva apenas un año en la empresa, se sorprendió cuando sus compañeros le dijeron que recibiría un mensaje del mismo CEO de la compañía. ¿No es verdad, Gesvy?
¡Sí!… el señor Pepino envió mensajes desde el inicio de la pandemia. Recibir cada día su comunicación me generó tranquilidad, confianza en que las cosas podían mejorar en las siguientes semanas.
Hoy la comunicación de Pepino se mantiene con una frecuencia mensual.
La cultura de mi empresa de por sí es cercana, familiar y comunicativa. Y el mensaje de Pepino siempre ha sido sincero, puntual y transparente. Todos los meses se dirigió al personal para informar los avances de la empresa y los nuevos proyectos, pero en la situación en la que nos encontrábamos era preciso mantener esto y reforzarlo. Mi gente buscaba respuestas ante tanta incertidumbre, y qué mejor que la información venga del mismo líder.
Recuerdo que tras la primera disposición del Gobierno, lo primero que se les dijo fue que se queden en sus casas y se cuiden. Su seguridad y bienestar siempre fue primero. Horas después, a través de Pepino, les comunicamos que sus salarios estarían garantizados aún sin tener ingresos. Eso fue algo muy valorado por mi gente. Valorado, claro, como Actitud EFE.
También se les comunicó decisiones comerciales, protocolos de cuidado y cualquier tema que le interesara al personal. Esto se dio a través del
Facebook #efectivos. Como verás, para nosotros fue vital la comunicación en el manejo de esta crisis mundial.
A diferencia de las reuniones regulares que el CEO tiene con los líderes, que siempre son informativas y en búsqueda de resultados, en este caso el mensaje de Pepino era un video donde se dirigía a todos y les comentaba las acciones que tomaba la empresa respeto a la pandemia. Hoy, que el espacio ya está creado, Pepino lo aprovecha para comentar temas relevantes que me involucren directamente. Por ejemplo, en la más reciente comunicación les confirmé que este año también participaré en la evaluación de Great Place To Work.
Con todo esto, lo que debo resaltar es el valor de la Responsabilidad, pues nos mantiene comunicados e informados de lo que está sucediendo. Nada queda a medias. Asimismo, resalto el Respeto, que significa la transparencia con la que me comunico con mi gente. Y, finalmente, Integridad, porque hablamos en todo momento con la verdad.
-Videos Comunicaciones de Nuestro CEO-
REUNIONES DE COMUNICACIÓN - Oficina de apoyo y regiones
Juan recuerda cuando lo sorprendieron en su cumpleaños y al final de la reunión le cantaron el famoso Happy Birthday.
¡Oh sí! Este año fue significativo por todo lo que estábamos viviendo. Videollamadas de mi familia, celebración a distancia y la promesa de reunirnos pronto, aunque eso realmente no se sabe. Todo está difícil. Pese a ello, lo emocionante fue cuando el mismo día de la reunión, al final, hicieron una pausa y me festejaron virtualmente.
Es que para mí es muy importante que mis colaboradores estén informados y alineados con los resultados y las estrategias del negocio. Asimismo, estas reuniones funcionan como un espacio de reconocimiento y celebración. Estas reuniones son pura Actitud EFE.
Para el personal administrativo, la plataforma que utilizamos es Microsoft Teams y se mantiene la misma esencia que tenían las reuniones presenciales. Como siempre, se realiza bajo coordinación del área de Comunicación Interna.
-Correo de Invitación a la Reunión-
Cada reunión se realiza a inicios de mes. Mis gerentes generales y comerciales -en algunos casos-, tanto del sector retail como financiero, exponen los resultados del mes anterior, explicando las razones y dando un análisis profundo para entender las razones de las cifras. También se exponen los planes de acción a raíz de estos resultados y los objetivos inmediatos para el mes. Es ahí donde los colaboradores cierran el ciclo de información y alineación a las metas del negocio. Aún así, al final de cada presentación se pueden absolver dudas y el mismo líder es el que
las contesta, siguiendo con nuestra política horizontal y de puertas abiertas.
Por si fuera poco, al finalizar la reunión, también damos la bienvenida a los nuevos integrantes de la empresa y damos a conocer las promociones del mes, quienes dirigen algunas palabras hacia el grupo de asistentes. Por último, hacemos mención de quienes cumplen años y les cantamos el tradicional ‘happy birthday’.
A nivel nacional
En el caso de mis tiendas a nivel nacional, mantengo la práctica que realizaba antes de la pandemia. Esta consiste en pasar un video de Pepino y los gerentes generales -retail y financiera-. Igualmente, se comentan los resultados y se enfatiza en qué debemos darle foco de cara al cliente para optimizar los resultados. Para realizar el video, el CEO y gerentes generales de cada sector se graban y el área de Comunicación Interna, realiza la edición del audiovisual, el cual luego, es compartido con los jefes de RR.HH. para que sea bajado a todas mis tiendas con dos días de anticipación aproximadamente.
Esta reunión se realiza una vez al mes por la mañana, en todas mis tiendas a nivel nacional; siempre manteniendo el mismo dinamismo de presentar a los nuevos integrantes, felicitar a los promocionados y cumpleañeros del mes.
Hoy, al congregarse detrás de la pantalla, los colaboradores lo hacen bajo los protocolos de bioseguridad y distanciamiento respectivo.
Hasta la fecha, ya he realizado aproximadamente unas 7 reuniones durante la pandemia para ambos grupos administrativos y para las tiendas.
Los valores que rescato de esta práctica son la Responsabilidad, porque comunicamos cada acción y cada decisión tomada, demostrando lo importante que son mis colaboradores. Asimismo, Respeto, porque es el líder dirigiéndose a todos mis colaboradores e informándoles las acciones que se tomarán por tal o cual motivo. Todo eso refuerza esa Actitud EFE que me caracteriza. Todos somos una familia.
-Video de la Reunión de Comunicación de Junio-
ELIGE, ESCUELA DE LÍDERES DEL GRUPO EFE
Mi Escuela de Líderes nació por la necesidad de comunicar a los líderes de la organización cuáles eran los planes de los siguientes años y alinearlos con las estrategias que se implementarían para tal fin. Esto incluyó el desarrollo de habilidades blandas vinculadas a la cultura de la organización.
Es que no solo los deportistas de alta competencia necesitan concentrarse.
También mi equipo de líderes y colaboradores lo requieren. Para ello, en años anteriores, nos reuníamos dos días enteros de capacitación en un cómodo recinto en Cieneguilla.
Reconozco que recordar aquellos encuentros me llena de nostalgia. Juan, estuvo ahí.
Claro, yo viajaba desde Chiclayo a Lima un día antes. Y allí me encontraba con todos mis compañeros. Era espectacular. Trabajo y camaradería. Creo que éramos como 300. Y especialmente en la víspera de campañas importantes: Día de la Madre y Navidad.
Bueno, mi ELIGE se tuvo que renovarse. A pesar de la pandemia, tuve que buscar la forma de continuar con esta práctica y adaptarla al trabajo remoto de hoy. Esta nueva modalidad de ELIGE fue a través de un stream en vivo, donde participaron mis más de 4 mil colaboradores.
Pero aquí hay un detalle favorable que seguro ya te diste cuenta. Antes, en el modo presencial, llegábamos a cerca de 300 colaboradores. Ahora nuestro Elige Virtual (ELIGEX) congrega a todos los colaboradores y la información es recibida de primera mano. Todos escuchan el mensaje de mis líderes al mismo tiempo y de sus propias bocas, así que la llegada de la información es directa. Tuve 3 días de capacitaciones, sorteos, expositores renombrados y un gran fin de fiesta.
En esta ocasión, se realizó en septiembre y realmente fue un evento sin precedentes. Utilizamos las plataformas virtuales, donde podían interactuar en algunas oportunidades más de dos personas a la vez. Por eso, el momento en el que se entrevistó a mis líderes fundadores, fue uno de los mejores recibidos por los colaboradores. Yo me emocioné. Es que pude escuchar a Manuel y Ricardo, conocer sus planes para el futuro.
-Invitación al Personal a ELIGEX-
-Publicación Facebook #Efectivos Inicio de ELIGEX-
En esa jornada también participaron expositores internacionales. Capacitaron a mis colaboradores en Experiencia del Cliente y conocimiento de las tendencias en el retail actual y futuro. Eso permitió que ellos potencien el concepto de cómo es que se debe vivir la Experiencia del Cliente con esa #ActidudEFE que nos caracteriza. Yo sé que ellos tienen esa filosofía en su ADN pero siempre es importante recordar nuestra Pasión por el Cliente, ser transparentes con ellos al momento de buscar una venta y
llevarlo a realizar una compra que sea la que realmente necesite, buscando siempre brindar soluciones.
Juan y Gesvy me han dicho que en esta práctica ellos detectan el valor de Responsabilidad. Yo coincido. Pero añadiría también el valor de Respeto, porque es el líder dirigiéndose a todos los colaboradores e informándoles, con absoluta transparencia, todas mis acciones o decisiones.
-Comentario del Expositor Internacional-
-Video Así evolucionó ELIGE-
REUNIONES DE AVANCES ESTRATÉGICOS
Siempre he buscado tener una comunicación directa y amena entre los principales líderes de la oficina de apoyo y regiones. Y así alinear las estrategias comerciales y de operaciones. Asimismo, me ha permitido motivar, reconocer y dar feedback.
En esta reunión, participan el Gerente General Retail que incluye a los principales líderes regionales de Ventas y Servicios, así como los líderes de categorías. Dentro de ellos se encuentra el gerente nacional de Ventas y Servicios y el gerente comercial.
Esta práctica es algo recurrente en el negocio y ya hay una estructura basada en resultados y acciones a tomar. Se trata de una junta semanal a través de una video llamada vía Teams. Así, se unen a las 9 regiones con los líderes comerciales de la oficina de apoyo. Luego de asegurar que
estén todos en la reunión se empieza por los resultados actualizados a la fecha y así se analiza el estado de ganancias y pérdidas. Luego, se realiza por cada región para poder dar un feedback acertado y focalizado por zonas.
Estas reuniones se dividen en 3 grandes áreas. Las reuniones se realizan de manera semanal y cada una de modo independiente:
- Gerencia de ventas y servicios (retail): Gerente nacional con los 9
gerentes regionales de ventas y servicios. - Gerencia de cobranzas (financiera): Gerente nacional con los 9
gerentes zonales de cobranzas. - Gerencia de distribución y ventas (financiera): Gerente nacional con los gerentes zonales de cobranzas.
-Reunión vía Teams del Equipo Directivo Retail-
Hay que señalar que esta agenda puede variar un poco. Por ejemplo, al iniciar el comité participa Pepino para plantear objetivos claves y reforzarlos con nuestros líderes a nivel nacional. Adicionalmente, hay un espacio para reconocer y felicitar a los principales líderes que llegaron o superar su cuota y demostraron Actitud EFE.
Una vez más, la Responsabilidad se hace presente. Comunicar cada acción es vital para nosotros. La Experiencia también aflora como valor en esta práctica. Es que se ha convertido en un proyecto para mejorar mi relación con los clientes y estas reuniones reflejan el arduo trabajo y empeño que se pone en cada región para que esto suceda.
-Reconocimiento al Equipo Comercial-
Weekly update
Vivo intensamente comunicado. La actualización semanal de información es vital para ello. No me quedo dormido. No puedo ser como ese camarón que se lo llevó la corriente.
Por eso, tener un status, un avance y un panorama claro de los planes y proyectos que se vienen desarrollando y se van a realizar a futuro de cada gerencia (gerente del área con sus reportes directos) es fundamental.
Se trata de reuniones semanales entre el gerente de área y sus reportes directos (jefes, supervisores, subgerentes). Todos ellos pueden ubicarse tanto en Lima y provincias. Pero esta acción permite tener una idea del avance o panorama de los planes y proyectos que se vienen desarrollando y se van a realizar a futuro de cada gerencia.
En la situación actual, la comunicación es indispensable y esta práctica
muta de una manera virtual -usando la plataforma Teams- es importante para seguir garantizando los metas del negocio.
Ya mis líderes saben que deben tener esta cita en la agenda. Normalmente son reportes directos y así la reunión transcurre en una o dos horas como máximo. El ambiente de la reunión es un poco más informal y de confianza. Mi gerente extiende algunos de los lineamientos que se trataron en el directorio o nuevos retos que se quieren lograr, ya sea como área o a nivel de todo el grupo.
Resaltaría nuevamente la Responsabilidad como valor de esta práctica. Es responsabilidad del gerente mantener a su equipo informado de los nuevos planes de la empresa y, del mismo modo, los colaboradores deben mantener informado a su líder sobre lo que ya se viene desarrollando.
-Calendario de reuniones-
REUNIÓN DIARIA DE COMUNICACIÓN CON LÍDERES
El dinamismo de mi negocio requiere que haya comunicación permanente de ida y vuelta y que se tomen acciones, en algunos casos, inmediatas. Las necesidades diferenciadas que se presentan en cada región hacen que una toma de decisión sea dinámica, y que en muchos casos pase solo 1 o 2 filtros para su ejecución.
Todos los días, en mis 190 tiendas a nivel nacional, el Gerente de Tienda (GT) tiene una reunión de inicio de jornada. Allí evalúa junto con su equipo cómo va la operación, qué necesidades se presentan y qué temas pueden resolver in situ o en cuales necesitan apoyo de las áreas de soporte.
Mis GT tienen la facultad de comunicarse directamente con sus Gerentes Regionales o Gerentes Corporativos y hacer llegar sus ideas, inquietudes o solicitudes. Estas son evaluadas y dependiendo de la factibilidad y el
beneficio de las mismas, se toman acciones de implementación en el corto plazo.
Esta práctica está instaurada en la compañía desde hace muchos años. Por eso, cuando el Gobierno dispuso que ya se podían abrir las tiendas nuevamente, retomamos esa práctica al instante.
Esta práctica se enmarca dentro de lo que es Responsabilidad. ¿Por qué? Porque informar y escuchar a mi gente es la clave de mi negocio. Es mi responsabilidad no solo dar indicaciones o directivas sino también conocer sus percepciones e ideas.
Además, hoy más que nunca se hace imprescindible mantener una comunicación de ida y vuelta constante con el personal y el papel del jefe directo es clave para lograrlo.
-Reunión diaria de comunicación vía Teams-
COMUNICADOS SOBRE NUEVAS NORMATIVAS DEL GOBIERNO
Además de estar preocupado por lo que ocurría en el país o la eventual pérdida de empleo, también pensé en si esto podría llegar a afectar nuestra CTS o aportes a la AFP. Felizmente, la comunicación en el Grupo EFE fue constante.
Comprendo cómo reflexiona Juan. Es absolutamente comprensible su preocupación. El planeta entero estaba -y sigue- en crisis. La desconfianza abunda. Pero desde donde me toca siempre les he transmitido confianza. Por eso, cuando en los primeros meses de la pandemia, el Gobierno tomó muchas decisiones a fin de cuidar y ayudar a la población, yo también apoyé en la difusión interna para que todos estén al tanto de lo que pasaba.
Me respaldé en infografías dando cuenta de todos los protocolos que exigía el Gobierno, así como de temas que impactaban en su economía como disposiciones referentes a la CTS o AFP.
Esto fue bastante valorado por el personal, pues si bien nos significó un esfuerzo extra, para mí era importante que mi gente entienda todo lo que estaba ocurriendo y bajar el nivel de incertidumbre y ansiedad que vivíamos.
El despliegue de este tipo de información tan relevante se utilizó la página de facebook #Efectivos. Y, claro, también los grupos de WhatsApp, garantizando que todo mi personal a nivel nacional esté enterado.
En esta práctica resalto la Responsabilidad, el Respeto y la Integridad. Comunicar, hablar todo el momento con la verdad y evitar rumores fue muy relevante.
-Comunicado de los accionistas: Manuel y Ricardo-
-Comunicados sobre AFP y CTS-
¡ESCUCHO, DESPUÉS EXISTO!
Sí, porque así como Gesvy y Juan opinan en este documento. Así escucho las voces de todos mis colaboradores. Es buenísimo saber qué piensan, qué los motiva, qué dificultades pueden enfrentar. Y lo más importante: cómo hago para ayudarlos, para apoyarlos, para hacer sentir que yo estoy con ellos.
‘SOY TIENDA CUIDÁNDONOS’
Mis gerentes y líderes visitan las tiendas y generan un espacio de escucha, empatía y motivación. Si hay dificultades, tratan de brindar soluciones de manera ágil. Las visitas las realizan los principales líderes, como el CEO y gerentes de primera línea hasta llegar a los puestos de jefatura.
La preocupación de mis líderes por el negocio y por mi gente de tiendas es realmente sorprendente. Luego de implementar todos los protocolos
necesarios para el bienestar de mi personal y asegurar que se cumplan a cabalidad, se potencia este programa con otro enfoque. Las visitas a las tiendas incluían checklist, revisiones y demás temas de regulación. En este ‘Soy Tienda Renovado’ quitamos todo eso para entrar en un espacio de confraternidad, de escuchar y conversar con mi gente que diariamente está en la tienda haciendo la venta. Estas visitas empezaron con el CEO y gerentes de primera línea hasta llegar a puestos de jefatura.
-Soy Tienda Cuidándonos: Visitas de Líderes-
El área de capacitación le asigna a cada líder una tienda y una fecha para que este asista. Luego de una rápida capacitación de seguridad y protocolos, ellos llenan una ficha sintomatológica para garantizar que puedan asistir y no sean población de riesgo. Tras cumplir estos requisitos, se espera al día de la visita. La reunión será mínimo de media hora, puesto que algunos de ellos aprovechaban en visitar otras tiendas que estén cerca. Ahora que todos los gerentes y jefes ya pasaron por esta experiencia, cada uno de los colaboradores puede seguir imitando esta práctica y así se genera un ambiente de visitas permanentes. Hasta la fecha, se han contabilizado alrededor de 100 visitas.
¿Mi personal valora esta Actitud EFE? Claro que sí. Ellos saben que a través de estas visitas se generan lazos más fuertes, mayor horizontalidad y cercanía con los líderes.
Con esta práctica, se genera Responsabilidad e Integridad. Y yo he comprobado que mis líderes velan por el bienestar de todo el personal y del negocio, especialmente en estos momentos complicados y de incertidumbre. Ellos demuestran un gran compromiso. Y eso me confirma que estamos por un excelente camino.
-Capacitación sobre Bio Seguridad-
VISITA DE LOS JEFES DE RR.HH.
¿Cómo generar satisfacción en una empresa con 4 mil colaboradores y 190 tiendas? Siempre digo que el rol que juegan mis jefes de Recursos Humanos es como el líquido elemento, el agua, para el ser humano. Es Actitud EFE, definitivamente.
Mi reto con esta práctica es reforzar los vínculos de confianza entre el colaborador y yo. Asimismo, que mi gente en tiendas reciba de primera mano los lineamientos de recursos humanos que necesita cada sede.
Aquí hay que entender que por la característica de mi negocio y la dispersión de tiendas, hay que ser meticulosos. Por eso, mis jefes regionales de RR.HH. son un brazo importante, pues cada uno tiene a cargo alrededor de 20 tiendas. Ellos vienen a ser un nexo con los colaboradores de tienda y a través de estas visitas se levantan observaciones.
Esa es una manera de asegurar los cumplimientos de procesos de RR.HH.
Anteriormente, mis 9 jefes regionales de RR.HH. presentaban a inicios de año un cronograma de visita a tiendas al gerente de RR.HH. Sin embargo, dada la coyuntura actual ahora esas visitas son más dinámicas, aproximadamente 2 o 3 veces al mes.
Si hay algún gran evento como fue el ELIGEX o si tienen que cerrar algún proceso puntual como la rotación o el candado. A esto, añádele, por favor, lo que venimos comentando previamente: la importancia de la presencia y el constante apoyo a las tiendas. Eso le suma mucho valor estas visitas porque son acciones que reflejan lo que somos como empresa.
-Visita del Jefe de RRHH de Tumbes y Piura a tienda-
Juntos bajo un mismo objetivo
-Reuniones de los Jefes de RRHH-
Los jefes de RR.HH. trabajan de la mano con los gerentes regionales de las otras áreas, como Venta y Servicios, Zonales de Cobranzas o Zonales de Distribución y Ventas. Por lo menos una vez al mes tienen una reunión virtual con los Gerentes de Tienda (GT) de su región para alinear estrategias y poder tener un espacio para escuchar al personal.
Finalmente, los jefes regionales de RR.HH., en los comités de RRHH, informan y comentan en qué tienda estuvieron y si hubo algún hecho relevante o si no hubo novedad. Así, el equipo se mantiene informado con el sentir de las tiendas de cada región.
En esta coyuntura, ellos se reúnen virtualmente -vía Teams- con mayor frecuencia, al menos una vez al mes. Y también visitan tiendas cerca de su localidad.
Los dos valores que rescato aquí son la Responsabilidad y la Integridad. El bienestar de mi gente y cumplir con los procesos y lineamientos del negocio es uno de mis principales ejes como empresa. Y con integridad tratamos siempre de hacer lo correcto.
Encuesta home office
Con las primeras semanas de la cuarentena tuve que reorganizar mi modo de trabajar. En casa tenía tentaciones como la buena cocina chiclayana o distraerme con otras actividades. Pero la empresa nos empezó a enviar videos donde nos daban tips para manejar mejor mis horarios o la ansiedad. Eso me sirvió mucho.
Lo que dice Juan es cierto. Muchos de mis colaboradores enfrentaron distintos problemas. Un modo de saber qué ocurría y qué ocurre es escucharlos a través de la encuesta que ellos llenan. Esta recepción de datos se realizó vía virtual y se comunicó a través de uno de los canales de comunicación que tenemos que es COMUNICÁNDOS. El correo les llegó a todos los colaboradores de la oficina de apoyo, con la invitación a que realicen la encuesta que los redirigía a un GoogleForms.
El total de colaboradores de la oficina de apoyo a los que se les envió la encuesta fue de 552 personas. Participaron 337, es decir el 61% de colaboradores. De los cuales, el 43% que respondió la encuesta fueron mujeres; y el 57% fueron hombres. El 72% de los participantes estaban
en un rango de edades de entre 26 y 45 años.
La encuesta me ayudó a visibilizar dos cosas favorables, la primera, que el 88% de mis colaboradores tiene una muy buena comunicación con sus jefaturas; y lo segundo fue conocer que el 82% de mis colaboradores sí contaban con las herramientas necesarias para hacer el trabajo desde casa. Parte del éxito de este resultado fue que anteriormente se había realizado una campaña de entrega de sillas de oficina para que estuvieran más cómodos y no tuvieran problemas de ergonomía. Asimismo, se les facilitó la entrega de laptops, pantallas, impresoras y teclados, para que puedan realizar con mayor comodidad el trabajo diario.
-Compartimos los resultados por correo-
Sin embargo, hubo algunos aspectos que nos llamó la atención. En lo que se relaciona a equilibrio Salud Física y Emocional, únicamente el 42% realizaba pausas activas durante su jornada diaria o gimnasia en casa, mientras el 62% de ellos manifestó intranquilidad y estrés.
Enterado de esto, de inmediato tomé acción. Era importante fomentar la
Pausas Activa. De inmediato conseguí un convenio con el Instituto Peruano del Deporte para que me envíen semanalmente un video indicando qué tipo de movimientos son necesarios para bajar un poco el estrés. En estos consejos se incluyen cómo debemos sentarnos y estirar los músculos para evitar contracturas.
-Más resultados de la Encuesta-
-Publicación pausas activas en #Efectivos-
De otro lado, el 62% de colaboradores mostró intranquilidad y estrés. Para ellos, preparé una serie de tips. Estos se publican a través de mis redes internas de comunicación. En paralelo, implementé el Programa de Asistencia al Empleado (PAE), donde se puede involucrar a la familia más cercana de los colaboradores. Esto los ayuda de manera psicológica, legal y de acompañamiento ante pérdidas irreparables, a las cuales no han sido ajenos algunos de mis colaboradores.
Valores como la Responsabilidad y el Respeto son los abanderados de esta práctica. Nos preocupamos por la salud física y mental de mis colaboradores, pues buscamos la mejor manera de ayudarlos. Y mis líderes respetan a los colaboradores, se preocupan por su integridad y los valoran como personas, reconocen que son la pieza más importante de mí. Eso me reconforta. ¡Ah! debo decir que la encuesta que cito se realizó de 3 al 13 de agosto.
IDEAS EN ACCIÓN
Yo vengo trabajando una cultura de innovación permanente. Para lograrlo es importante escuchar a mis colaboradores, pues somos conscientes de que la gente que está en la ‘cancha’ puede aportar ideas muy valiosas. Esto se alinea a los valores y lineamientos que vienen de boca de los propios fundadores y cuya frase recurrente es ‘el negocio se conoce en la cancha’.
Por eso, siempre aliento a todos aquellos que quieran innovar, proponer y hacer un cambio.
El programa se lanzó, en su primera edición, antes de la pandemia. Quedaron tres finalistas en febrero y el proyecto continuó en pandemia. Es así como en octubre fue presentada la segunda edición de este programa.
A nivel nacional
Todo empieza con una convocatoria en todo el Perú bajo lineamientos claros y pautas sencillas de cómo presentar el proyecto. Solo deben inscribirse y describir en pocas líneas su idea de proyecto. Posteriormente, los capacitamos para que presenten formalmente su proyecto, pues no todos está habituados en cómo se hace.
Un equipo liderado por la gerencia de innovación selecciona a las mejores propuestas, verificando su viabilidad. Luego se pasa a una gran final en la que participan como jurado evaluador el CEO y los principales líderes de la compañía. ¡Y, claro, después me lo cuentan a mí!
-Lanzamiento de Ideas en Acción-
Esto último es muy valorado, pues los colaboradores adquieren visibilidad y la posibilidad de demostrar su ingenio y habilidades ante los principales líderes. Pero el programa no queda ahí, los 3 primeros puestos, además del premio económico, participan en el equipo de implementación del proyecto, teniendo la posibilidad de adquirir experiencias nuevas y aprender del trabajo de distintas áreas. Como ejemplo, el ganador de la última edición fue un colaborador del área legal. El proyecto que presentó fue sobre un tema netamente comercial, lo cual hace que amplíe su conocimiento del negocio.
Este proyecto ya está implementado y se llama Conecta2. Igualmente, ganó el premio de mil soles. Siguiendo los premios, en esta segunda edición, el primer lugar ganó tres mil soles y el segundo y tercer lugar mil soles.
La mejor enseñanza de esta práctica es que todos los colaboradores tenemos las mismas oportunidades de participar, proponer e innovar. Eso también es Respeto.
-Comunicamos los finalistas y ganador de Ideas en Acción-
LINEA ÉTICA
Ponle cuidado a esto. Todos mis colaboradores tienen el derecho de reportar conductas inapropiadas que atenten contra el Código de Ética. Estas conductas pueden estar relacionadas a:
- Conflictos de interés.
- Sobornos.
- Apropiación o abuso de los recursos del Grupo EFE.
- Información confidencial.
- Alteración de registros, reportes o documentos del Grupo EFE.
- Incumplimiento legal.
- Incumplimiento de políticas o procedimientos.
- Otras actividades no éticas.
Las denuncias son anónimas. Son administradas por BDO, de manera independiente, anónima y confidencial. El colaborador puede reportar o denunciar a través de un correo, por teléfono o por la intranet. Datos que se le brindan el día de su inducción.
Cuando llega una denuncia, el departamento de Auditoría es el que coordina con las áreas encargadas los procesos de investigación necesarios para emitir una recomendación. Esta es recepcionada por el área de Recursos Humanos, que es quien evalúa y sanciona de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo y el Código de Conducta y Ética.
Esta práctica es fundamental para nosotros y ha seguido funcionando de manera continua durante todo el estado de emergencia, hasta el día de hoy. Esto también es Actitud EFE.
Para ser consecuente con lo definido en el Código de Conducta y Ética, puse a disposición de todos mis colaboradores una línea ética para denunciar actos que atentan contra la ética dentro de la empresa.
-Publicación Línea Ética-
La Responsabilidad es el valor que evidencia esta práctica. Actuando, con responsabilidad, puse a disposición de mis colaboradores un canal de comunicación para que puedan hacer denuncias relacionadas a la ética. Claro está que las denuncias pasan por una investigación objetiva para llegar a una conclusión final.
Finalmente, citamos la Integridad, que es un claro llamado a que los actos deshonestos y fraudes no son negociables dentro de la empresa, y todos los colaboradores están obligados a denunciarlos.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Yo estoy conectada a la tecnología digital casi desde niña. Mi grupo de WhatsApp es muy activo. Y contar con un grupo cerrado en Facebook ayuda mucho en la comunicación. Creo que actualmente no hay excusas para decir que uno no se enteró de algo…
Gesvy tiene razón. Hoy uno se entera de todo en minutos. Tanto de lo que pasa en la empresa, como de lo que ocurre en China o en los Estados Unidos. Vivimos tiempos de intensa comunicación. Y los medios, las herramientas o plataformas nos ayudan mucho.
Claro, para mí es todo un reto mantener informado a los más de 4 mil colaboradores porque se ubican físicamente en distintos lugares.
En este contexto, mis principales canales y medios de comunicación han sido vitales. Por ejemplo, las comunicaciones de Pepino, el CEO, en cuanto a la incertidumbre que se vivía en el país al inicio de la cuarentena se publicaba en #Efectivos -nuestro grupo cerrado de Facebook- y se reforzaba por Whatsapp a través de los grupos conformados.
-Mailing enviado a los Nuevos Ingresos - personal administrativo-
Comunicándonos
Es el correo corporativo que llega a todos aquellos que tengan asignado uno en la empresa. Son 500 personas aproximadamente de la oficina de apoyo (personal administrativo) y 400 personas aproximadamente del equipo regional. Este total representa el 23% de la empresa.
Por este canal se hacen las comunicaciones más formales y principalmente dirigida a la oficina de apoyo. Se considera una frecuencia aproximada de 8 correos semanales.
Periódicos murales
Por la coyuntura, este canal solo está vigente en las tiendas. Tenemos 190 murales (uno por tienda). Las principales comunicaciones y resaltantes del negocio van en el periódico mural. El cual se mantiene actualizado mensualmente y si fuera el caso cada dos semanas por algunas
comunicaciones puntuales. Asimismo, siempre tiene un espacio para los cumpleaños del mes. Tenemos otro mural más pequeño donde colocamos el reconocimiento del trabajador del mes de la tienda.
-Murales de las diversas tiendas a nivel nacional-
Facebook #Efectivos
A mí me encanta recibir likes. Pero más me encanta ver a mis colaboradores comunicándose con dinamismo en el grupo cerrado de Facebook. En él, los integro a todos en un espacio en donde no solo se comunique sino también se interactúe. Te confieso que hace años pensé que esto sería imposible. Con Facebook, lo he logrado.
¿Qué busco exactamente? Pues que mis colaboradores estén siempre alineados con los objetivos del negocio y bien informados con los proyectos que se avecinan, como campañas o algún concurso.
En cuanto a las comunicaciones, alrededor del 10% son míos. Y no es porque yo sea tímido, sino porque me fascina ver a ellos en acción. Felizmente, se cumple. El resto de comunicaciones es de mi personal y líderes. Así me entero de la cotidianidad de mis colaboradores de todos los rincones del país e incluso me entero de sus costumbres.
#Efectivos es un espacio de autogestión. Si bien hay moderadores que aceptan las publicaciones, la mayoría de ellas son de mi fuerza de venta que diariamente se motivan y dan ánimo con fotos y barras propias de su región. Son aproximadamente 850 publicaciones mensuales, lo que arroja una cifra de 20 a 30 publicaciones diarias.
Toda esta dinámica nos permite dar a conocer y comunicar las acciones internas. Mantiene informado a todo el personal y genera cercanía entre líderes y colaboradores, en un ambiente de reconocimiento constante.
El valor de esta práctica es la Responsabilidad, pues mantiene al personal informado y él mismo puede dejarse escuchar o leer. Otro valor es el Respeto, pues se vive un ambiente muy respetuoso y de admiración, los cuales se ven reflejados en los comentarios.
-Video Página Principal de #Efectivos-
-Diversas Publicaciones en #Efectivos-
-Recibimos comentarios en #Efectivos-
Un solo frente - intranet
Era necesario integrar toda la información relevante para la venta en un mismo lugar. Por eso, hace varios años funciona mi potente INTRANET, que engloba lo esencial para la buena gestión de un gerente de tienda.
Se actualiza diariamente y tienen acceso los Gerentes de Tienda Retail tantode EFE, La Curacao y Motocrop.
Esta INTRANET se divide en 3 secciones básicamente:
A. Sección Reportes de
Gestión y Alertas
Cada Gerente de Tienda tiene acceso a los reportes de gestión que se actualizan a diario por el área de Business Intelligence de su Tienda únicamente. Además, las áreas de Comercial, de Marketing, de Planificación Comercial, de Capacitación y Pricing, por citar algunas, publican de manera periódica sus lineamientos e instrucciones.
B. Sección Aulas Virtuales
Se ofrece hasta hoy un acceso directo a las aulas virtuales de Logística (gestión de inventarios), Vacaciones (programaciones) y Legal (ingreso de documentos).
C. Sección Biblioteca Digital
Cada área de la oficina de apoyo actualiza su carpeta con documentos/procesos/manuales/instructivos que deben conocer los Gerentes de Tienda. Esto permite llegar a todos los colaboradores a nivel nacional con material descargable y en línea.
Muchas veces los gerentes de tienda imprimen los catálogos comerciales, boletines de marketing y preciadores para tenerlos a la mano y poder empezar el día alineando a toda la tienda en los objetivos diarios.
La Responsabilidad se asocia a esta práctica. Los colaboradores toman la iniciativa y responsabilidad de crear estos grupos en cuanto lo consideren necesarios para mantenernos informados.
-Intranet: Un solo frente-
Efectinet - Intranet
Al igual que la intranet Un Solo Frente, esta es una versión para los colaboradores de Financiera Efectiva y se crea a raíz de tener las metas a la mano y de manera más precisa. Su actualización es diaria y está dirigida para el personal regional de Financiera Efectiva y de oficina de apoyo.
Las áreas correspondientes de la oficina de apoyo concentran información relevante para la operación financiera, en donde pueden visualizar sus metas del día.
La plataforma se divide en 4 secciones:
- Indicadores: Donde cada colaborador del equipo regional, según su posición, pueda acceder al seguimiento de sus variables de control.
- Boletines Informativos: Las diferentes áreas de la oficina de apoyo comparten información importante con el personal regional desde está sección.
- Contingencia: Esta sección nos permite comunicar procesos de soporte ante cualquier contingencia de algún sistema del Grupo.
- Biblioteca Digital: Cada área de la oficina de apoyo actualiza su carpeta con todos los documentos/procesos/manuales/instructivos que debe conocer el personal regional. Esto permite llegar a todos los colaboradores a nivel nacional con material descargable y en línea.
Con ella, se comunica diariamente y se mantiene informado al equipo regional de Efectiva con recursos informativos para poder desempeñar sus funciones.
-Intranet Efectinet-
Grupos de Whatsapp
Si hay una herramienta tecnológica popular y efectiva, es el Whatsapp. ¿Cuántos mensajes fluyen a diario? ¿desde información relevante hasta audios o memes recorren los celulares del mundo? En mi empresa también, aunque claro hay algunas particularidades. Por ejemplo, tenemos grupos focalizados por áreas y gerencias, como un grupo solo de jefes regionales de RR.HH. o un grupo de los Gerentes Regionales con todos los Gerentes de Tienda de su región. Y, por citar un último ejemplo, también hay un grupo del área de Nuevos Negocios de la oficina de apoyo. Asimismo, puntualizo que estos grupos de WhatsApp no son impuestos por el área de RR.HH., sino son grupos que nacen orgánicamente, siguiendo el ejemplo de otros.
Por otro lado, los grupos mixtos son por proyectos en específico o para mantener al equipo informado e integrado. Así, puedo citar el grupo Warketing que integra áreas de Marketing, Comercial, Ecommerce, Post Venta y Comunicaciones. Por este medio se pueden compartir iniciativas en donde todos desde su punto profesional pueden opinar y aportar.
Por último, estos grupos me sirven para articular con las regiones y poder desplegar un comunicado fácilmente en cuestión de un par de minutos.
-Chat Equipo Warketing-
-Chat Equipo Regiones y Corporativo-
Lo importante es que con esta herramienta tenemos inmediatez de respuesta. Además, se deja un poco el lado formal y se logra una comunicación fluida.
El valor que conecta con esta práctica es la Responsabilidad, porque los colaboradores toman la iniciativa y responsabilidad de crear estos grupos en cuanto lo consideren necesarios para mantenernos informados. Juan y Gesvy lo saben a la perfección.
